Nessa sessão analisaremos as práticas de gestão operacional adotadas pelas instituições participantes. Quando falamos de gestão operacional, estamos nos referindo às atividades mais básicas relacionadas à criação, manutenção e ao controle do portfólio de PI, como a busca de anterioridade, depósito dos ativos (no Brasil e exterior), pagamento das taxas, controle dos custos incorrido e futuros e comunicação com os escritórios e correspondentes.

Gestão do Portfólio no Brasil

Para iniciar essa sessão, procuramos entender como é feito o acompanhamento dos prazos dos processos brasileiros. A maioria dos respondentes selecionou mais de uma forma de acompanhamento dos prazos. Assim a responsabilidade fica divida entre diferentes áreas internamente e com escritórios de advocacia.

Esse compartilhamento interno pode muitas vezes ser causada pela divisão da responsabilidade de gestão por tipo de ativo. Em muitas empresas, por exemplo, a gestão das marcas é feita pela área jurídica, enquanto a gestão de patentes e desenhos industriais é feita pela gerência de PI ou de P&D.

Em relação à redação das patentes, vemos que a maioria das empresas conta com o apoio de um escritório ou agente externo de PI. Como trata-se de uma atividade muito complexa e fundamental para o posterior deferimento da patente, é muito comum que responsabilidade pela redação seja compartilhada entre alguma das áreas da empresa e por esses agentes externos especializados nesse serviço.

Outra atividade fundamental para o deferimento da patente é uma boa busca de anterioridade. Essa busca ajuda a garantir que a instituição não está investindo tempo e dinheiro em um ativo que não cumpre os requisitos básicos de registro. Nesse caso, a maior parte das empresas apontou usar as bases públicas dos escritórios nacionais de PI, muitas vezes combinadas com softwares de terceiros ou terceirização do serviço.

Já em relação ao responsável por essa busca, mais uma vez temos os escritórios e agentes de PI como principais responsáveis, com a responsabilidade compartilhada com as áreas internas.

Uma das instituições informou também que há responsabilidade do próprio pesquisador nesse processo de busca de anterioridade. As instituições em geral vêm investindo na conscientização dos pesquisadores sobre PI e uma das formas de aumentar essa consciência é estimular que o próprio pesquisador se envolva nas buscas preliminares de anterioridade e utilize mais as bases de patente como fontes de informações para as suas pesquisas.

Gestão do Portfólio no exterior

Entrando agora nas questões relativas à internacionalização do portfólio, procuremos entender qual é a estratégia mais utilizada pela organização para o depósito no exterior. A maioria (52%) das instituições faz, inicialmente, um depósito no Brasil e, posteriormente deposita nos outros países via PCT ou com depósito direto via CUP. O restante define a estratégia caso a caso, de acordo com os interesses.

Uma possibilidade que não foi citada pelos respondentes é a entrada direta pelo PCT, com posterior entrada na fase nacional brasileira. Essa opção é interessante para empresas que ainda não se decidiram pelo depósito no Brasil, mas querem garantir uma data de prioridade com a possibilidade de extensão para diversos outros países. Com o depósito PCT, essas organizações também podem obter o relatório preliminar sobre a patenteabilidade, que é muito útil para definição da entrada ou não na fase nacional dos países de interesse.

Em relação ao acompanhamento, redação e busca de anterioridade dos pedidos no exterior, tivemos repostas muito parecidas com as perguntas direcionadas aos mesmos processos no Brasil. A maioria deles divide a responsabilidade das atividades entre escritórios ou agentes externos e alguma área interna da organização.

Nos processos no exterior, é ainda mais comum a participação de um agente ou escritório de PI na gestão. Isso porque na maioria dos casos, os países requerem um endereço local para que se possa fazer o depósito dos ativos de PI naquele país. Assim, as instituições que não tem sede nesse determinado país precisam obrigatoriamente de um correspondente no país. Além disso, com a diversidade de regras para os prazos e pagamentos que temos nos diferentes países, é difícil para as organizações gerir os seus processos internacionais por conta própria. Assim, o correspondente normalmente fica responsável por grande parte da gestão operacional do processo.

Quanto ao controle dos processos, a maioria das empresas indicou o uso de planilhas eletrônicas. Essas planilhas são amplamente utilizadas e podem ser eficientes para pequenos portfólios. Porém, com o aumento do número de ativos, o controle via planilha se torna trabalhoso e complicado. Além disso, aumenta a dificuldade para manter a planilha sempre atualizada, principalmente quando a gestão é compartilhada com escritórios.

O uso de softwares compartilhados por escritórios e empresas facilita essa atualização constante dos dados dos processos, garantindo que as instituições consigam gerar gráficos, relatórios e indicadores de forma simplificada.

Além disso, o uso de software compartilhado também pode ser muito útil na comunicação entre instituição e prestadores de serviço de PI, que foi o tema da nossa próxima pergunta.

A maioria das instituições afirmou utilizar o e-mail como principal forma de comunicação com prestadores de serviço de PI, com o telefone em segundo lugar. A comunicação por e-mail e telefone, apesar de muito útil, tem sido um motivo constante de insatisfação das organizações, já que a comunicação fica muito fragmentada e muitas vezes é difícil encontrar o histórico de informações. Além disso, com uma carga de e-mail muito grande, informações importantes podem passar despercebidas.

O software de uso compartilhado facilita essa troca de informações, inclusive alguns deles são capazes de armazenar a troca de e-mails entre a equipe interna e externa de PI, facilitando a consulta posterior aos dados e documentos.

Nosso próximo tópico diz respeito ao controle dos custos das instituições. O controle de custos passados e futuros é fundamental para que as organizações entendam como o orçamento destinado a Propriedade Intelectual está sendo usado na prática, quais custos são mais relevantes e como esses custos estão distribuídos entre as diferentes categorias de ativos (patentes, desenhos industriais, marcas, entre outros).

Em relação aos custos incorridos, apenas 33% das organizações afirmou ter um controle de custos incorridos mais avançado, que permite a divisão dos custos por áreas da organização e categorias de custo. Com esse tipo de informação em mãos, a área de PI tem mais facilidade de definir ações de impacto para diminuição de custos, além de ter uma melhor justificativa para os seus gastos e para manter o seu orçamento.

Já em relação aos custos incorridos, apenas 14% afirmou ter um processo interno estruturado de previsão de custos para o próximo ou próximos anos. Esse processo torna a organização capaz de tomar decisões com antecedência em relação aos custos, como, por exemplo, adaptar sua estratégia de novos registros e manutenção dos ativos existentes para se adequar ao orçamento disponível.

Gestão e Manutenção dos Ativos de PI

Por último, questionamos as organizações sobre a sua satisfação em relação a algumas atividades relacionadas à gestão e manutenção dos ativos de PI. Trata-se de aspectos muito relevantes para o sucesso na proteção adequado dos ativos, como a redação das patentes, visibilidade dos prazos de pagamento e monitoramento de infrações e de concorrentes.

Apesar da clara importância desses temas, muitas organizações responderam que a satisfação nesses pontos não tem sido um aspecto avaliado. A negligência em relação à qualidade desses processos pode trazer consequências de longo prazo para a estratégia de PI das instituições, como alto índice de indeferimento dos processos, perda de processos pelo não cumprimento de prazos, ativos protegidos, mas sem uso exclusivo, entre outros.

Em geral, o que podemos observar tanto com as respostas, quanto com o nosso contato com as instituições, é que as organizações internalizam apenas algumas funções, tendo os escritórios como apoio em grande parte das atividades. Isso acaba levando a uma descentralização das informações que ficam dividas entre em planilhas Excel e e-mail, dificultando o acesso e organização.

Assim, uma tendência natural das organizações é internalizar a gestão da informação dos seus ativos de PI por meio de sistemas de gestão integrados entre escritórios e empresas, permitindo que a gestão conjunta seja feita com mais segurança e organização.